Cómo ser más productiva

Ser más productiva es el deseo de todas las mujeres, sino el de la gran mayoría. Todas deseamos llegar al final del día con la sensación de haber tenido un día extremadamente productivo y eficiente.

Sin embargo, la gran mayoría de nosotras siente exactamente lo contrario. Al final del día sentimos como si las horas no fueran suficientes o que no somos capaces de afrontar todas las demandas que tenemos.

Esta realidad, genera sentimientos de frustración, desánimo y desespero. Estos sentimientos afectan nuestra salud, autoestima y bienestar.

Por eso, nosotros de Tu100% consideramos este tema extremamente relevante y diseñamos métodos para que alcances tu máxima productividad. Pero aquí en este artículo, vamos a darte algunos tips para que puedas identificar razones por las cuales es posible que no logres ser tan productiva cuanto quisieras serlo.

Qué és la productividad?

La palabra productividad es muy utilizada en todo el mundo y hace una relación directa con cuantas cosas logramos hacer durante un dia, semana o mes.

Pero es importante recordar la origen de la palabra productividad. Posiblemente, la primera vez que la palabra productividad fue utilizada en un artículo de Quesnay en el año de 1766. Un siglo después, en 1883, Littre definió que la productividad nada más era la “facultad de producir“, o entonces, el deseo de producir.

Sin embargo, llegando la era industrial, el término productividad fue más comprendido como la relación entre lo producido y los medios empleados para su producción. Por eso, presta mucha atención con eso porque más adelante te darás cuenta de la importancia de entender esto: productividad es la relación entre lo producido y los medios empleados para su producción. Entendido esto, percibimos que no hay manera de hablar de productividad sin hacer consideración a todos los RECURSOS empleados para producir, sean estos recursos financieros, de personal, de esfuerzo, de tiempo o de maquinaria.

Eso quiere decir que si a ti te cuesta mucho producir algo durante tu dia (sea tiempo, esfuerzo, salud o lo que sea), no eres productiva. Cuanto menos recursos inviertas para sacar el mismo nivel de “producción”, más productiva vas a ser.

El segundo punto clave en esta definición de productividad es el PRODUCTO. No hay productividad sin un producto final. Eso significa que estar ocupada no es ser productiva. Si no logras tener productos al final de tu dia, semana o mes, una vez más te digo que no eres productiva.

En conclusión, productividad es hacer más productos con menos recursos. Tenemos entonces las dos grandes y mágicas palabras de la productividad para que nunca más las olvides: RECURSOS y PRODUCTOS.

Vamos hablar un poco más de ello.

Cuáles son y cómo emplear los recursos?

No importa si eres empresaria, profesional independiente, dueña de una empresa, profesora, bloguera, psicóloga, etc. Existen por lo menos dos tipos de recursos que todas empleamos de manera obligatoria: el tiempo y el dinero. Son los dos recursos más importantes (y escasos) que son empleados para que se pueda tener una mejor productividad.

Vamos hablar un poco de cada uno de ellos.

El tiempo

El tiempo, es el recurso más importante que dispones. Y su inversión debe hacerse de la mejor manera. Lo que debes hacer es simple: trabaja menos tiempo, pero con mayor intensidad. Es muy común trabajar durante muchas horas en el dia. Algunas trabajan 8, 10, 12 o hasta increíbles 16 horas por dia, sin intervalos, pero sin lograr ser productivas.

Trabajando de esa manera, es inevitable bajar el ritmo y muy común perderse en distracciones como el celular, los compañeros de trabajo, la televisión, el internet. Es decir, que trabajas supuestamente 8 horas, pero con baja intensidad durante la mayor parte del tiempo.

Sin embargo, si te propones a trabajar tan solo 2 horas, pero totalmente concentrada, enfocada, libre de distracciones y con toda la energía, seguramente verás tu nivel de productividad elevándose de manera significativa.

Un método muy conocido es el llamado método pomodoro. La palabra Pomodoro en italiano significa tomate. Entonces, que tiene que ver un tomate con la productividad?. Pues bien, ese método fue así llamado porque consiste en utilizar uno de esos relojes de cocina con despertador (para no quemar los alimentos), que generalmente vienen en forma de tomate.

El método pomodoro consiste básicamente en dividir su tiempo en intervalos de 25 minutos de trabajo y 5 minutos de descanso; y cada 4 bloques de 25 minutos, es decir, cada 2 horas, hacer un intervalo más largo de media hora.

Necesitas creerme: es importante tener pausas para descanso y luego tener un tiempo de dedicación integral, sin distracciones. Esto vá a incrementar tu productividad de forma significativa.

El dinero

El segundo recurso más aplicado para la productividad es el dinero. Pero es posible que ahora estés pensando que no hay ninguna relación entre tu productividad y el dinero, que lo único que necesitas es dar cuenta de todo lo que tienes que hacer. Error!!! Tiene mucho que ver con el dinero. Es muy simple y te voy a dar dos razones para que consideres invertir dinero, para incrementar tu productividad:

Razón número 1 – El dinero trabaja por ti – El dinero hace cosas que no sabes o no deberías estar haciendo. Personas no productivas, por lo general, hacen miles de actividades que no saben o que no deberían hacer. O que les toma mucho tiempo. Definitivamente debes identificar cuáles son las actividades que no sabes hacer y que podrías delegar, aunque esto te cueste algún dinero. Quitar esas actividades de tu rutina, te va a permitir que seas más productiva, y ser más productiva significa tener más “productos” listos al final del día, y más productos significan más recursos o más ingresos. De esta manera, entras a un círculo maravilloso de productividad y ganancia.

Voy a dar un ejemplo para ser más clara: si eres una psicóloga, no deberías estar perdiendo tiempo haciendo la contabilidad de tu consultorio. Deberías delegar esa actividad, invirtiendo dinero y utilizar este tiempo “extra” para ampliar tus conocimientos o dar una atención más personalizada a tus clientes.

Razón número 2 – El dinero trae conocimiento que no tienes – Si quieres ser más productiva, el dinero puede ayudarte, invirtiendo en tu conocimiento. Mi mayor recomendación, es que identifiques cuales son los procesos CLAVES de tu negocio o de tus actividades diarias y pregúntate: “¿Qué es lo que no sé hacer, pero que si supiera sería más productiva?” Por ejemplo, si tienes un negocio digital y pierdes mucho tiempo para hacer un anuncio en Facebook, ¿Qué tal?, comprar un curso especializado sobre anuncios. Un recurso bien invertido, puede transformarse en conocimiento que te cambiará por completo la vida.

Productos

Ya vimos que productividad tiene una clara relación con productos. En mis 7 años asesorando mujeres, he visto que muchas están ocupadas durante todo el dia, pero no tienen productos al final del dia. Pero como asi, productos?

Entienda: producto es aquello que tienes al terminar una tarea. Tu producto puede ser un cuenta pagada, una cita marcada, un regalo comprado o una tesis escrita. Pero son productos. Si empiezas a ver tus actividades como productos, podrás llegar al final del dia sabiendo si fuiste o no productiva.

Bueno! para que logres eso, necesitas (obligatoriamente) hacer la famosa lista. Si, seguro ya leíste miles de veces, sobre la importancia de tener una lista. Sin embargo, te voy a sugerir una lista diferente. Vas a separar tus actividades por grupos, y de la siguiente manera:

Grupo 1 – Actividades más rápidas – son aquellas que puedes hacer hasta en 5 minutos, como: una llamada, una consulta en la cuenta bancaria o pagar un boleto por internet. Esas son las primeras actividades que vas a hacer en el dia, porque te van a dar animo de seguir adelante y una maravillosa sensación de productividad.

Grupo 2 – Actividades más fáciles – son aquellas que voy a tardar más de 5 minutos en hacerlas, pero son fáciles, no exige tanta concentración o dedicación. Esas actividades las puedo hacer cuando tus hijos están en casa o con el TV prendido mirando las noticias. Como organizar papeles, doblar ropa.

Grupo 3 – Actividades que me gustan – siempre hay actividades que nos gusta más hacerlas. Dejarlas en una lista por separado puede ser motivador para hacer antes de una actividad que sea más difícil o aburrida.

Grupo 4 – Actividades más aburridas – son aquellas actividades que no te gustan hacerlas, pero sabes que son importantes. La sugerencia es que siempre hagas una actividad del grupo 3 intercalada con una actividad del grupo 4. Así, no te aburrirás tanto.

Grupo 5 – Actividades que necesito de otras personas – es muy importante que identifiques claramente aquellas actividades que no puedes hacer sola. Y con eso, puedes programar esta actividad con las personas que necesites para poder iniciar y terminar.

Grupo 6 – Actividades complejas o de largo plazo – aquí entran todas aquellas actividades que no se hacen en un dia o en una misma semana. Pero van a estar en tu lista y cada día vas a dedicar un bloque de 2 horas (del método pomodoro) a esta actividad para ir avanzando en ella. En el grupo 6 no puedes tener muchas actividades.

Tres técnicas que debes conocer para incrementar tu productividad

Además de todas las recomendaciones que ya encontraste anteriormente, quiero dejarte otras tres técnicas que debes conocer para incrementar tu productividad. Todas somos diferentes y podemos ajustarnos mejor con una u otra técnica.

Regla 80/20

Todos sabemos que el 80% de nuestros resultados provienen del 20% de nuestras acciones. La regla 80/20 o principio de pareto nos enseña que son los menores esfuerzos que dan grandes resultados. Sin embargo, el gran secreto de esta técnica es el autoconocimiento.

Necesitas conocerte profundamente, al igual que conocer tu negocio para saber identificar cuáles son las actividades que te dan mas resultados. Pero eso, no siempre es tan claro o tan fácil de identificar. Muchas veces, la tendencia es engañarse a sí mismo, escogiendo actividades que nos hacen sentir más seguras (o que más nos gustan) y no aquellas que verdaderamente dan resultados. Pero si logras identificar cuáles son esas actividades que te dan más resultados, debes hacer una concentración grande de tus esfuerzos en estas actividades.

Identificar mis enemigos

¿ Ya conoces tus enemigos? ¿Tus distractores? ¿Aquello que te hace perder el foco?. Es muy importante que tengas claro todo lo que te desvía del camino del foco: estar en internet sin objetivo, las redes sociales, el televisor prendido, la falta de una sala cerrada para trabajar, mirar el celular todo el tiempo, conversaciones paralelas, demasiado café, mala alimentación, sueño, etc. Son tantas las cosas que pueden ser los enemigos del foco, que realmente es importante que dediques un tiempo para identificarlos y eliminarlos.

La matriz 5W2H

Si quieres algo un poco más complejo para incrementar tu productividad, la sugerencia es la matriz 5W2H. La matriz consiste en listar cada una de sus actividades respondiendo las 7 preguntas del 5W2H, que son:

¿What? (¿Qué voy hacer?)
¿Why? (¿Por Qué voy hacer?)
¿Where? (¿Dondé voy hacer?)
¿When? (¿Cuando lo voy hacer?)
¿Who? (¿Quién lo va hacer?)
¿How? (¿Cómo lo voy hacer?)
¿How much? (¿Cuanto va costar hacerlo?)

Este método es más complejo de gerenciar y de pronto te tomará un poco más de tiempo, pero es muy efectivo.